一、什么是視頻會議系統(tǒng)：

首先簡單介紹一下什么是視頻會議系統(tǒng)：視頻會議系統(tǒng)是通過網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)實現(xiàn)的虛擬會議，讓地理上分散的用戶可以通過圖形、聲音等多種方式進行信息交流的應(yīng)用系統(tǒng)，并支持人們遠距離交流和分享實時信息，進行協(xié)同工作。視頻會議極大地促進了協(xié)作成員之間真實和直觀的交流，在遠程教學和會議中也起著舉足輕重的作用。在經(jīng)歷了2003年的非典和2008年的全球金融風暴之后，國內(nèi)企業(yè)對視頻會議的需求越來越大。 2020年新冠疫情的爆發(fā)，再次加速了視頻會議的發(fā)展。

二、視頻會議系統(tǒng)的分類：

根據(jù)產(chǎn)品類型，視頻會議系統(tǒng)分為硬件視頻會議系統(tǒng)和軟件視頻會議系統(tǒng)；

2.1.早期有很多視頻會議系統(tǒng)。主要基于硬件，硬件視頻會議系統(tǒng)：包括終端設(shè)備、傳輸網(wǎng)絡(luò)（包括傳輸設(shè)備和傳輸通道）、多點控制單元（MCU）。其中，視頻終端包括攝像頭、編解碼器、各種音頻、視頻和網(wǎng)絡(luò)接口，可分為會議室型和桌面型。 MCU負責會議控制和信息交換，硬件會議系統(tǒng)建設(shè)成本較高。

會議系統(tǒng)除了支付硬件建設(shè)成本外，還要按用戶數(shù)收費，所以企業(yè)也要按用戶數(shù)付費，所以早期的硬件會議系統(tǒng)有以下缺點：

1）硬件建設(shè)成本高，除總部建設(shè)服務(wù)器外，各子公司需采購指定配套硬件設(shè)備；

2）硬件兼容性差；

3）按用戶數(shù)收費，不能全員普及；

4）硬件安裝、接入復(fù)雜，對環(huán)境要求高，拆卸不方便；

5）硬件更換快，技術(shù)容易被淘汰；

6) 網(wǎng)絡(luò)要求高，總部與分公司的通信需要高帶寬。建議使用專用通信網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)投資高；

7）與第三方連接成本高，需額外支付接口費；

2.2.隨著信息技術(shù)的發(fā)展發(fā)展，企業(yè)對視頻會議應(yīng)用的不同需求的發(fā)展，過去以硬件系統(tǒng)為主的視頻會議市場已經(jīng)被打破，出現(xiàn)了軟件視頻會議系統(tǒng)、會議平板和會議系統(tǒng)一體機，以簡單的功能操作，不同的會議。在場景中的靈活應(yīng)用和低成本迅速贏得了企業(yè)的認可，并迅速占領(lǐng)了硬件視頻會議系統(tǒng)的大部分市場空間。尤其是疫情期間，以釘釘、奇微為首的平臺化應(yīng)用軟件推出免費視頻會議服務(wù)，讓視頻會議在企業(yè)中得到快速推廣和應(yīng)用。那么軟件視頻會議系統(tǒng)有哪些優(yōu)勢： 1）無需投資專業(yè)的硬件設(shè)備，可以使用電腦和手機進行視頻會議； 2）移動會議不受硬件空間限制，隨時隨地進行視頻會議；

3）平臺提供公有云服務(wù)，企業(yè)無需自建視頻會議服務(wù)器或?qū)＞W(wǎng)即可享受會議服務(wù)；

4）平臺提供更多輔助功能，讓會議更智能、更便捷，如會議通知、會議簽到，甚至部分系統(tǒng)平臺提供會議紀要自動語音轉(zhuǎn)文字功能，省去打字的麻煩；

5）免費的第三方系統(tǒng)接口，系統(tǒng)集成更方便；

6) 與第三方設(shè)備的兼容性，如攝像頭和拾音設(shè)備；

三、企業(yè)如何打造經(jīng)濟實用的會議系統(tǒng)？

如果企業(yè)規(guī)模小，如果想節(jié)省成本，可以使用釘釘和奇微提供的免費會議系統(tǒng)個人版。比如在會議室場景中，你只需要購買攝像頭和全向拾音器（它們的作用是保證會議范圍的每個角落都有人說話）就可以采集到并發(fā)大，而不能聽到發(fā)言者的聲音，因為揚聲器太遠），經(jīng)濟設(shè)備不超過1000元，但會議系統(tǒng)個人版對會議時長和部分功能有限制，即使開通企業(yè)版服務(wù)，也只需幾千元一年下來，相比硬件視頻會議設(shè)備十幾二十萬元的投入，已經(jīng)比想象中的便宜了。

如果企業(yè)有一定規(guī)模，有成本預(yù)算，在專業(yè)會議室開會很多，必須在每個會議室獨立部署會議設(shè)備，與硬件視頻會議系統(tǒng)相比，軟件會議系統(tǒng)只需要安裝攝像頭和全向無線電設(shè)備。這時，IT管理員在選購時要注意，會議室是否有專業(yè)的音頻設(shè)備、視頻設(shè)備（如投影儀、LED顯示屏），視頻會議設(shè)備的視音頻接入，設(shè)備之間的兼容性要考慮。經(jīng)過考慮的。如果分公司是非固定辦公，移動性強，此時需要考慮是否配置便攜式會議設(shè)備。

四、購買會議系統(tǒng)如何比較？

小編建議，比較應(yīng)該從以下幾個方面考慮：

1）終端設(shè)備成本；

2）會面費用；參加會議的最大用戶數(shù)。值得注意的是，軟件視頻會議設(shè)備的注冊用戶數(shù)并不等于會議方的數(shù)量。一些品牌雖然不限制注冊用戶數(shù)量，但會限制參加會議的最大人數(shù)。人的數(shù)量;

3）終端設(shè)備年費；云產(chǎn)品一般按設(shè)備接入次數(shù)按年收費；

4) 功能操作的復(fù)雜性；

5) 網(wǎng)絡(luò)要求；

6）設(shè)備的兼容性；

7) 與第三方的整合成本；

8）是否有很多額外的個性化功能，是否實用；

五、如何管理會議系統(tǒng)？

系統(tǒng)只提供使用路徑，給工作帶來方便。如果使用不當，也會影響工作和效率。日常工作中如何管理會議系統(tǒng)？小編總結(jié)如下：

1）用戶管理；

2) 會議室預(yù)訂管理；

3) 會議流程管理；如會議簽到、會議紀律、會議是否記錄、是否留檔等；

4）會議設(shè)備管理；如會議日常維護、保養(yǎng)、常見故障處理等；

5）與外部人員會面管理；非企業(yè)內(nèi)部人員如何參加企業(yè)內(nèi)部會議；

六、視頻會議日常管理有哪些注意事項？

1）視頻會議賬號專供本人使用，他人不得使用；

2）會議賬號為實名制，未經(jīng)授權(quán)不得修改個人信息；

3) 視頻會議期間，保持攝像頭開啟，麥克風靜音；

4) 視頻會議期間，攝像頭應(yīng)對準所有與會者；

5) 視頻會議期間，請勿玩手機或做與會議無關(guān)的事情；

6) 視頻會議期間，請勿走動，干擾會場秩序；

7) 視頻會議期間，與會議無關(guān)的客戶不得參加；

8) 對于重要會議，建議所有客戶提前參與會前測試工作。

七、視頻會議系統(tǒng)使用常見問題

1) Q：使用視頻會議系統(tǒng)需要提前預(yù)約嗎？

答：需要提前預(yù)約。由于視頻會議室數(shù)量有限，為避免會議沖突，需要至少提前1天聯(lián)系信息管理中心進行預(yù)約；

2)、問：在線視頻會議需要注意什么？

答：注意以下幾點，一、除主會場外，其他所有會場均應(yīng)靜音，保持會議環(huán)境安靜；二、攝像頭應(yīng)保持開啟狀態(tài)，嚴禁關(guān)閉攝像頭；三、提前半小時進入會議系統(tǒng)進行相關(guān)調(diào)試工作；

3)、Q：視頻會議中出現(xiàn)口哨聲和重復(fù)的語音回聲是怎么回事？

答：出現(xiàn)這個問題的原因是會場已經(jīng)開通了兩個會議系統(tǒng)客戶端，需要將一個客戶端靜音，關(guān)閉聲音；

4) 、Q：外部單位可以加入群組視頻會議系統(tǒng)參加會議嗎？答：可以，但是基于信息安全考慮，企業(yè)視頻會議系統(tǒng)中的外部單位建議不要參加會議。注冊一個帳戶。信息中心可以提供會議室號碼和密碼參加會議。